DMS doplněk pro HELIOS iNuvio
Skeny dokladů se v HELIOS iNuvio připojí samy. Vy už nemusíte nic přikládat.
Light DMS Manager je doplněk pro správu dokumentů v HELIOS iNuvio: skeny faktur, dodacích listů a smluv automaticky spáruje se správným dokladem a připojí je do DMS modulu. Nastavíte jednou – funguje pořád.
- Dokumenty zůstávají na vašem úložišti – žádný cloud třetí strany
- Každý připojený soubor dohledatelný v logu, nic se neduplikuje
- Vyzkoušení zdarma – test na vlastních datech ukáže výsledek, než se rozhodnete
Správa dokumentů v HELIOS iNuvio se dá dělat ručně. Otázka je, kolik času vás to stojí.
Hodiny ručního přikládání
Každou fakturu někdo otevře, najde sken a ručně ho přiloží k dokladu. Při stovkách dokladů měsíčně jsou to dny práce účetního oddělení.
Dokumenty roztroušené po discích
Skeny leží ve sdílených složkách, doklady v ERP. Když audit nebo kolega potřebuje konkrétní dokument, začíná dohledávání.
Doklad bez dokumentu
Na ruční proces se zapomíná. Část dokladů zůstane bez přiloženého dokumentu a nesrovnalosti se zjistí, až když je pozdě.
Light DMS Manager – doplněk pro HELIOS iNuvio, který to udělá za vás
Elektronická archivace a správa dokumentů pro HELIOS iNuvio bez ručního klikání.
Automatické připojování dokumentů
Skeny faktur, dodacích listů, smluv či pokladních dokladů se podle názvu souboru samy spárují se správným dokladem v HELIOS iNuvio. Nastavíte jednou, funguje pořád.
Dokument přímo na dokladu v ERP
Soubor se připojí do DMS modulu HELIOS iNuvio ke konkrétnímu záznamu. Nikdy víc nebudete hledat fakturu po sdílených discích – je tam, kde ji čekáte.
Nic se neztratí ani nezdvojí
Každý pokus o připojení je zapsaný v logu (OK / chyba / čeká na soubor). Doklad, jehož sken ještě nedorazil, se připojí automaticky při dalším běhu.
Náhled dřív, než se cokoli zapíše
Režim náhledu ukáže přesně, co by se připojilo – včetně očekávaných cest k souborům. Konfiguraci si ověříte bez jediného zápisu do databáze.
Dokumenty zůstávají u vás
Žádný cloud třetí strany. Soubory leží na vašem firemním úložišti, řešení běží ve vaší databázi a aplikace se instaluje jedním kliknutím.
Jak to funguje
Instalace
Aplikace se připojí k vašemu SQL Serveru a jedním kliknutím nainstaluje vše potřebné do databáze HELIOS iNuvio. Řádově minuty, bez zásahu do jádra ERP.
Nastavení oblastí
Určíte, které typy dokladů se mají párovat a podle jakého vzoru jsou pojmenované soubory (např. číslo faktury.pdf). Vestavěný test ukáže výsledek předem.
Automatika
Skeny ukládáte do dohodnuté složky – o zbytek se stará naplánovaná úloha. Vy jen sledujete přehled: kolik se připojilo, co čeká na soubor.
Pro koho je Light DMS Manager
Firmy s HELIOS iNuvio
Řešení je postavené přímo nad datovou strukturou HELIOS iNuvio / HELIOS Orange – žádné můstky ani exporty.
Účetní oddělení
Konec ručního přikládání skenů k fakturám a dodacím listům. Účetní řeší účetnictví, ne kopírování souborů.
Firmy s velkým objemem dokladů
Stovky až tisíce dokumentů měsíčně projdou automaticky – včetně zpětného zpracování historie po dávkách.
Konzultanti HELIOS
Nasazení u zákazníka za jednu návštěvu: instalace jedním kliknutím, vestavěný test konfigurace, vzdálená správa více firem.
Jedna cena, žádná překvapení
Jednorázová trvalá licence 12 000 Kč + roční maintenance 2 400 Kč
Neplátce DPH – cena je konečná.
- Trvalá licence – řešení nikdy nepřestane fungovat
- Neomezený počet dokumentů i uživatelů
- Všechny typy dokladů (faktury, dodací listy, pokladna, smlouvy…)
- Instalace a aktualizace jedním kliknutím
- Automatizace přes SQL Agent i Service Broker (Express)
Zahrnuje aktualizace aplikace i databázové části a technickou podporu. Účtuje se ročně a automaticky se prodlužuje – model, na který jsou uživatelé HELIOSu zvyklí.
Vyzkoušení zdarma: bez licence si nainstalujete konfigurační část a na vlastních datech otestujete, co by se připojilo. Ostré připojování aktivuje licence.
Časté dotazy
Kolik Light DMS Manager stojí?
Trvalá licence stojí jednorázově 12 000 Kč (jsem neplátce DPH, cena je konečná). K tomu roční maintenance 2 400 Kč (20 % z ceny licence) za aktualizace a technickou podporu; účtuje se ročně a automaticky se prodlužuje – stejný model, na jaký jste u HELIOSu zvyklí. Vyzkoušení je zdarma.
Je Light DMS Manager oficiální produkt HELIOS / Asseco Solutions?
Ne. Jde o nezávislou nadstavbu (doplněk) pro HELIOS iNuvio od nezávislého dodavatele. Není to oficiální produkt společnosti Asseco Solutions, a.s. Pracuje se standardním DMS modulem a datovou strukturou HELIOS, do jádra ERP nezasahuje.
Kde jsou dokumenty uložené? Musíme je nahrávat do cloudu?
Ne. Soubory zůstávají na vašem firemním úložišti (sdílený disk / fileserver) a řešení běží ve vaší databázi HELIOS iNuvio. Light DMS Manager dokumenty pouze spáruje s doklady a připojí je do DMS modulu – nic neodchází mimo vaši firmu.
Jak funguje vyzkoušení zdarma?
Bez licence aplikace nainstaluje jen konfigurační část řešení. Nastavíte typy dokladů a vestavěný test vám na vlastních datech ukáže, kolik dokladů odpovídá a jak mají vypadat cesty k souborům – nic se přitom nezapisuje. Ostré připojování (běhové procedury) se do databáze instaluje až s platnou licencí.
Jak dlouho trvá nasazení?
Instalace databázové části je otázka minut (jedno kliknutí v aplikaci), konfigurace typů dokladů zhruba hodina. Vestavěný test ukáže výsledek ještě před ostrým spuštěním, takže začnete připojovat tentýž den.
Co když sken dorazí později než doklad?
Nevadí. Doklad, ke kterému soubor zatím neexistuje, se jen přeskočí a připojí se automaticky při dalším naplánovaném běhu. Vše je vidět v přehledu a logu operací.
Zvládne to i historii – tisíce starších dokladů?
Ano. Zpětné zpracování běží po dávkách, takže nezatíží ostrý provoz. Jednou spárované dokumenty se nikdy neduplikují – běh můžete kdykoli bezpečně opakovat.
Funguje to i se starším HELIOS Orange?
Ano. HELIOS iNuvio i HELIOS Orange sdílejí stejnou datovou strukturu DMS, se kterou řešení pracuje.
Máte dotaz? Zeptejte se
Napište mi cokoli k Light DMS Manageru – kompatibilita s vaší verzí HELIOSu, nasazení, konkrétní typy dokladů. Rád poradím a případně předvedu řešení na vašich datech.